In Blogs

Met samenwerkingsplatform Office 365 kunnen we steeds efficiënter online samenwerken. De tools hierbinnen brengen wel een compleet andere manier van werken met zich mee. Informatie komt nu op verschillende plaatsen en op verschillende manieren tot ons. Zo werk ik persoonlijk dagelijks met verschillende apps in Office 365, waaronder Groups, Teams, SharePoint en Yammer. En hoe zorg je er dan voor dat je niets mist?

Ik zie in de praktijk dat veel mensen het monitoren van informatie in Office 365 lastig vinden. Voorheen kwam alle werkgerelateerde informatie in onze e-mail inbox binnen. Om niets te missen stellen we in Office 365 daarom vaak zoveel notificaties in waardoor die e-mail inbox alsnog volloopt. Terwijl het efficiënter én prettiger is om zelf informatie op te halen die op dat moment belangrijk voor je is. Dit vraagt alleen écht een andere houding ten opzichte van informatieverzameling

Van brengen naar halen

E-mail is een ‘pushmedium’. Informatie wordt naar ons gebracht, vaak op momenten dat we er niet om vragen. Ik kan me nog goed herinneren dat ik een aantal jaar geleden een project deed bij een verzekeraar. In de ochtend ontving ik een e-mail van de afdeling Facility Management: “De stoeptegels voor het gebouw worden morgen vervangen <…>”. Per ongeluk was de hele organisatie in de ‘aan’ gezet. Vanuit onvrede begonnen al snel meer dan veertig medewerkers via jawel, een reply-to-all, te vragen waarom dit bericht openlijk naar alle adressen was verstuurd? Hierop reageerden weer tientallen collega’s, via een reply-to-all, dat deze collega’ toch echt moesten stoppen met reply-to-all’en (!!). En vervolgens kwam er een berg met grappig bedoelde reply-to-all’s, met weddenschappen over de hoeveelheid e-mails waarin deze discussie in totaal zouden eindigen. Eindstand: 147 e-mails. Mijn inbox was een chaos.

Ik moet toegeven dat sommige e-mails best vermakelijk waren. Maar het was natuurlijk killing voor mijn concentratie. Wat ik vooral vervelend vond, was dat ik geen controle over de informatiestroom had. Ik kon deze berichten niet uitzetten of negeren. Nu zal bovenstaande situatie misschien niet vaak voorkomen, maar we krijgen vaak genoeg berichten in onze inbox die ons afleiden van datgene dat we aan het doen zijn. De Getting Things Done methodiek zegt ook niet voor niets: get organized, get focused. Probeer in afgebakende blokken aan een taak of project te werken en haal in Office 365 die informatie op die je op dat moment nodig hebt. Persoonlijk had ik het stoeptegel-bericht liever na de lunch in de FM Yammer groep gelezen, toen ik een kwartiertje ‘over’ had voor een meeting.

__________________________
1 http://gettingthingsdone.com/

Eigen verantwoordelijkheid?

Het halen van informatie brengt wel een verantwoordelijkheid met zich mee. “Ja maar, ik had je bericht niet gezien”, is geen excuus. Bouw bijvoorbeeld vaste momenten op de dag in waarop je specifieke groepen of communities bekijkt. Kijk daarnaast ook kritisch naar de notificaties in Office 365. Per default staan er namelijk een hoop e-mail notificaties aan. Heb je het gevoel dat je soms toch dingen mist? Stel dan gerichte notificaties in. Bijvoorbeeld als iemand reageert op iets wat jij hebt geplaatst. Of op dat ene document dat morgen af moet.

In mijn volgende blog licht ik toe hoe je de notificaties voor Yammer, SharePoint, Teams en Groups kunt instellen. Dat werkt namelijk voor iedere app net weer anders. Heb je in de tussentijd alvast een vraag? Stuur dan een e-mail naar: floor@mavention.nl!

Laat uw reactie achter

Neem contact op

Stuur ons een mail en we nemen zsm contact op.

Vul je zoekopdracht in.