In Blogs, Productieve medewerkers

Het principe van adoptie is dat bij het bedenken en bouwen van een samenwerkomgeving je dit op een dusdanige manier doet, zodat de eindgebruiker er ook daadwerkelijk mee kan en wil werken. Als de businesscase vanuit de organisatie daarvoor duidelijk is, betrek je in je aanpak de gebruikers zo vroeg mogelijk. Als het om adoptie gaat, is het betrekken van je gebruikers één van je eerste stappen.

Toch blijft dit uitdagend, de verschillende afdelingen die bij je klant bestaan hebben andere ideeën en behoeften rondom een samenwerkomgeving. IT wil een zo schaalbaar en betrouwbaar mogelijke omgeving. Marketing en communicatie willen graag prominente plekken waar nieuws gevonden en gelezen wordt. Een medewerker wil gewoon snel en makkelijk bij zijn of haar informatie kunnen. De afdeling, de werkprocessen en de documenten moeten binnen handbereik zijn.

Projectteam

Tijdens het samenstellen van de projectgroep bedenk je dus eerst wie en welke afdelingen je erbij wilt betrekken, daarbij rekening houdend met o.a. de kennis en expertise van deze personen, hoeveel invloed ze hebben, of het early adopters zijn of juist niet. Met dit projectteam bepaal je je strategie, bijvoorbeeld ‘Think big, act small’. Je start met geleidelijke stappen in plaats van grote ingrepen en launch parties.

Project

Eén project sprong er afgelopen jaar op adoptievlak bij mij uit. We volgden een uitgedacht plaatje wat betreft implementatie. Een goed vertegenwoordigd projectteam, duidelijke stappen en planning en to the point functionaliteiten. Vol goede moed leverden we een eerste conceptomgeving op waarbinnen het projectteam ook voor het eerst echt kon klikken en daadwerkelijk kon ervaren hoe datgene wat ze bedacht hadden werkte. Het team heeft dit goed ontvangen. Er waren zeker nog een aantal aanpassingen wat betreft gebruiksgemak e.d. nodig, maar in de basis was het goed. Ook het management was tevreden, op één cruciale factor na, de vrijheid waarin medewerkers documenten konden opslaan. Ervaringen uit het verleden maakten toch dat er een aantal beperkingen moesten worden toegevoegd die het gebruik van de omgeving niet ten goede kwamen. Om dan twee weken voor oplevering dergelijke wijzigingen te moeten doorvoeren is niet prettig.

Slotsom

Uiteindelijk zijn we er met een paar slimme trucs en met de inzet van Azure Information Protection op het nippertje voor de deadline uitgekomen. Waarom is het zo gelopen? Terugkijkend is het een combinatie van de volgende factoren: onbekendheid met het systeem en ervaringen uit het verleden. Daarbij is het van belang om naast het projectteam de juiste personen op de hoogte houden en tijdig bij het eindresultaat te betrekken. Maar vooral veel informatie te delen en geen genoegen te nemen met een stakeholder die zich afzijdig houdt en zichzelf pas laat in het proces inmengt.

Heb je vragen over adoptie of een ander onderwerp? Neem dan contact op met tijmen@mavention.nl.

Vul je zoekopdracht in.