In Blogs, Procesoptimalisatie

De business aan zet met slimme formulieren

Bij een aantal (grote) organisaties waar ik regelmatig kom zijn diverse business applicaties op SharePoint ingericht ter ondersteuning van zowel simpele als complexe bedrijfskritische processen. Deze zijn vaak door de ICT afdeling ontwikkeld met behulp van werkstromen en aangepaste formulieren in SharePoint Designer of InfoPath.

Door de vele nieuwe functionaliteiten en updates die het laatste jaar hebben plaatsgevonden in Office 365 zijn een aantal dingen veranderd, waardoor mogelijk de stabiliteit van bepaalde aangepaste formulieren in SharePoint niet meer gewaarborgd is.

Ook weten we al een aantal jaar dat SharePoint Designer en InfoPath niet meer doorontwikkeld worden. Dit merk je vooral als je met SharePoint Designer en InfoPath aan de slag gaat. De programma’s lopen regelmatig vast en zijn erg traag. Dit zorgt ervoor dat het vernieuwen en onderhouden van de business applicaties in SharePoint erg tijdrovend is. Je ziet hierdoor dat er dan ook weinig veranderingen worden doorgevoerd in de bestaande business applicaties, terwijl de business zich steeds weer moet aanpassen aan de steeds snellere veranderende omgeving. Hierdoor wordt er niet altijd efficiënt gewerkt en worden processen vaak niet verder geoptimaliseerd. Ook is de business niet in staat om eenvoudige procesverbeteringen en veranderingen door te voeren, doordat zij niet beschikken over de juiste tools en kennis om dit te doen.

De laatste tijd zijn er een aantal vraagstukken die ik steeds terug zie komen bij klanten namelijk:

  • Moet ik in Office 365 nog wel business applicaties maken met SharePoint Designer en InfoPath?
  • En hoe krijg ik als proceseigenaar meer grip op mijn business applicaties in SharePoint?

Binnen deze blog ga ik deze vragen beantwoorden.

SharePoint lijstformulieren aanpassen met PowerApps

Sinds november 2017 kun je met PowerApps formulieren aanpassen. Deze functionaliteit wordt aangeboden in de Business en Enterprise abonnementen van Office 365 en is nog niet voor het grote publiek beschikbaar. Gebruikers die zich hebben geregistreerd voor de first release kunnen deze update wel alvast gebruiken.

Het ontwikkelen en aanpassen van formulieren met PowerApps is zo simpel gemaakt dat een getrainde Power User dit (grotendeels) zelf zou moeten kunnen, zonder dat je hier enige code voor hoeft te schrijven. Natuurlijk blijft het afhankelijk van de complexiteit van de gewenste applicatie en de training die de Power User heeft gekregen. Daarnaast is het is ook wel handig als je enige affiniteit hebt met ICT systemen en dat je thuis bent in Excel formules.

Formulieren ontwikkelen of aanpassen kan via de knop ‘Formulieren aanpassen’ in de opdrachtbar van de SharePoint lijst. PowerApps Studio zal dan in de internet browser starten. Je hoeft dus geen programma’s te installeren!

Voordat je begint met het ontwikkelen van je SharePoint lijstformulieren, dien je wel alle gewenste datavelden (kolommen) in de SharePoint lijst aan te maken. Deze zijn dan automatisch beschikbaar in PowerApps. Maar dit kun je uiteraard ook altijd later doen, indien een extra veld nodig is.

Lay-out en design

Als PowerApps Studio is gestart kun je de lay-out en het design van je formulier bepalen. Je kunt kiezen uit twee hoogte en breedte verhoudingen en twaalf kleurenthema’s. Zo kun je rekening houden met het type apparaat waarop het formulier gebruikt gaat worden. Wordt het formulier op een smartphone gebruikt dan is de staande oriëntatie geschikter dan de liggende oriëntatie.

Formulieren aanmaken en regels instellen

Bepaal vervolgens het aantal formulieren dat je nodig hebt om het proces te ondersteunen. Hiervoor is het handig als je deze eerst hebt uitgewerkt in een stroomdiagram en schermontwerp in bijvoorbeeld Microsoft Visio. Houd er wel rekening mee dat je altijd een nieuw, bewerken en display formulier nodig hebt. Dit zijn de standaard formulieren die altijd in SharePoint gebruikt worden. Als je alle formulieren hebt aangemaakt kun je de formulieren eenvoudig via de visuele editor aanpassen.

Hieronder staan een aantal punten opgesomd die je kan aanpassen in PowerApps:

  • Velden toevoegen en verwijderen.
  • Je kan bepalen of een gebruiker een veld mag bewerken.
  • Afbeeldingen en additionele instructies toevoegen.
  • Formulier, teksten en velden opmaken.
  • Conditional formatting toepassen via regels.

In het bijzonder zou ik ‘regels’ willen toelichten. In elk formulier is het namelijk mogelijk om één of meerdere ‘Regels’ aan te maken. Met een regel voeg je logica toe aan het formulier die acties uitvoert. Bijvoorbeeld het tonen van additionele velden, het toepassen van conditional formatting of het uitvoeren van een complexe berekening bij een bepaalde waarde. Hiermee maak je een krachtig dynamisch formulier dat aansluit bij het bedrijfsproces. Bij het instellen van de acties worden de handelingen die je op dat moment uitvoert, opgenomen en opgeslagen. Deze acties worden ‘afgespeeld’ als het formulier voldoet aan de ingestelde waarde(n). Zo hoef je dus geen complexe code te schrijven voor het uitvoeren van acties. Het opnemen van acties lijkt op de macro recorder van Excel.

Publiceren en delen

Als je klaar bent met het ontwerpen van je formulieren kun je de formuleren publiceren en delen met organisatie. Het formulier wordt automatisch zichtbaar in de SharePoint lijst en toegankelijk voor de gebruikers die in SharePoint gemachtigd zijn voor de lijst. Voor de SharePoint beheerder is er een PowerApps admin center beschikbaar waar je alle aangepaste SharePoint formulieren voor jouw organisatie kan beheren en het gebruik kan monitoren. Hiervoor dien je wel een Microsoft PowerApps Plan 2 aan te schaffen voor de beheerder(s).

PowerApps formulieren, de waardige opvolger van InfoPath

Na het ontwikkelen van een aantal applicaties o.b.v. een aantal klantcases, kan ik zeggen dat deze nieuwe functionaliteit een opvolger is voor InfoPath. Het is een stuk sneller en gebruiksvriendelijker dan SharePoint Designer en InfoPath en ondertussen worden alle SharePoint veldtypes ondersteund. Bij het ontwikkelen van nieuwe business applicaties op SharePoint, zou ik aanbevelen om te overwegen of de business applicatie gemaakt kan worden met PowerApps.

Daarnaast kun je zo aan de slag zonder additionele programma’s te installeren en zie je real time je data vanuit de SharePoint lijst in je ontwerp. Het ontwerpen van formulieren gaat eenvoudig door onderdelen te slepen en acties kunnen eenvoudig toegevoegd worden met de regels. Hiermee wordt het mogelijk om Power Users op te leiden voor het ontwikkelen en onderhouden van business applicaties in SharePoint, zodat de business zelf meer controle krijgt over zijn applicaties. Hierdoor kunnen organisaties beter inspelen op veranderingen en hun processen continue verbeteren.

Benieuwd hoe je PowerApps formulieren kan inzetten om uw processen te ondersteunen en te optimaliseren binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op en we helpen je graag verder.

Vul je zoekopdracht in.