In Blogs

Een succesvolle implementatie leidt echt niet automatisch tot een succesvolle adoptie. Oh, niet? Nee. Stel je de volgende situatie eens voor. De directeur heeft besloten dat jullie als organisatie met een intranet van SharePoint online en Office 365 in de cloud gaan werken. Wat de cloud is, weet hij ook niet precies. Maar op deze manier werken biedt een aantal voordelen waaronder kostenbesparing en verhoogde productiviteit. Dit klonk hem uiteraard als muziek in de oren, dus er was weinig voor nodig om hem te overtuigen.

Geslaagde implementatie

Hij heeft direct de ICT-afdeling opdracht gegeven om het een en ander uit te zoeken en zo snel mogelijk te implementeren. Hoe sneller iedereen met deze nieuwe technologie aan de slag gaat, hoe beter. Voortvarend als de ICT-afdeling is, hebben ze gauw een professionele partij ingehuurd om het nieuwe intranet te bouwen. Binnen een aantal maanden was het startklaar gemaakt. Op een vrijdagmiddag onder het genot van een hapje en een drankje is – toen alles werkend opgeleverd was – het nieuwe SharePoint intranet en Office 365 feestelijk ingewijd. De directeur en de ICT-afdeling waren enthousiast. De implementatie was immers geslaagd en alle medewerkers konden vanaf nu ‘heerlijk’ in de cloud gaan samenwerken.

Hartkloppingen

Dat de medewerkers van de administratie spontaan hartkloppingen kregen, daar was niet aan gedacht. Zij waren dik tevreden met de manier waarop ze tot nu toe hadden samengewerkt, dat deden ze per slot van rekening al jaren zo. Ze voelden er dan ook niks voor om hun werkwijze aan te passen. Voor je het weet werd er namelijk van hogerhand weer iets nieuws verzonnen en moesten ze straks massaal de andere kant op rennen. Een andere veelbelovende nieuwe technologie achterna…

Adoptie_Radartjes_ weerstand SharePoint-O365 gebruiker

Waar het management en de ICT-afdeling in hun enthousiasme geen rekening mee hadden gehouden, was de mogelijke weerstand die het introduceren van nieuwe technologie met zich meebrengt. De mens houdt van nature niet van verandering. Bovendien verschilt het kennisniveau – en hiermee de weerstand – per medewerker. De implementatie mocht dan een succes zijn, maar daarmee hadden ze het personeel nog niet zover om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Enfin, de adoptie liet te wensen over. En niks is dodelijker dan een gloednieuwe samenwerkingstool of documentendeeloplossing die stof ligt te vangen.

Succesvolle adoptie

De invoering van technische innovaties in een organisatie valt of staat altijd met een succesvolle adoptie. Training blijkt hierin key te zijn. Ook betrokkenheid van de medewerkers is een zeer belangrijke factor die de adoptie beïnvloedt. De medewerker wil weten: What’s in it for me? Met andere woorden: Wat zijn de voordelen van deze nieuwe technologie voor mij? Hen er in een vroeg stadium bij betrekken, voorkomt dat ze het gevoel krijgen dat iets wordt opgedrongen door het management. Dit bevordert de kans op een geslaagde adoptie.

Training

Om de adoptiekansen van nieuwe technologieën te maximaliseren kun je als organisatie kiezen voor standaard gebruikerstrainingen. Deze zijn nuttig, maar vaak tijdrovend. Je kunt er ook voor kiezen om serious games in te zetten om de medewerkers wegwijs te maken in een nieuw programma. Door het spelelement van de game onthouden de medewerkers het geleerde beter. Adoptiekansen nemen ook toe als medewerkers er met andere collega’s over praten en vragen stellen. Het aanwijzen van key-users op de werkvoer die vragen kunnen beantwoorden, is daarom ook een goed werkende methode. Overigens sluit het een het ander niet uit.

Kortom, in bovenstaand voorbeeld hebben het management en de ICT-afdeling zich vooral gericht op het technisch proces bij de implementatie. Maar om de adoptiekansen te vergroten, blijken we in de praktijk vooral rekening te moeten houden met het sociologische aspect.

Herken je jouw organisatie in het voorbeeld dat hierboven beschreven is? Kun je hier ook hulp bij gebruiken? Mavention beschikt over jarenlange kennis en ervaring om de adoptie van SharePoint en/of Office 365 binnen je organisatie te maximaliseren. Mail voor meer informatie naar dymph@mavention.nl of bel naar 070-820 02 31.

Vul je zoekopdracht in.