In Blogs

Een omgeving in SharePoint Online of Office 365 neerzetten bij een organisatie is één ding. Maar hoe zorg je dat iemand zich eigenaar voelt van de omgeving, hoe vind je de juiste balans tussen loslaten en grip houden, en hoe houd je je omgeving levend en beheersbaar? Uitdagingen waar ik alles van weet.

Wie is eigenlijk de eigenaar?

Wie de uiteindelijke eigenaar is van een bepaalde omgeving, is in de meeste organisaties heel moeilijk te beantwoorden. Vaak wordt er naar IT gewezen: het is een technische tool, dus zij doen het beheer. De afdeling Communicatie wordt ook nog wel eens aangewezen, maar zij willen eigenlijk alleen de tool gebruiken om bepaalde informatie te publiceren. Het doel van de omgeving is om effectiever samen te werken; de eigenaar zou iemand moeten zijn die zich dáár hard voor maakt en dat zou weleens de HR-manager kunnen zijn. Naar mijn idee is de beste oplossing een combinatie. Het is weldegelijk belangrijk dat IT is aangehaakt en dat communicatie en HR betrokken zijn, maar idealiter wordt de oplossing op MT-niveau gedragen en staat iedereen erachter.

Vermijd de chaos en ga voor een gecontroleerd platform

Zeker bij grote organisaties zie je dat IT best huiverig is om alle mogelijkheden die Office 365 biedt in te zetten. Als je alle opties ‘aan’ zet en alle gebruikers alles laat doen, weet je zeker dat het een chaos wordt. Maar als je alles ‘uit’ zet, gaan mensen hun eigen wegen zoeken om dingen voor elkaar te krijgen en raak je de controle kwijt. En creëer je dus ook een chaos. Het beste is om een gecontroleerd platform aan te bieden, waar gebruikers de ruimte krijgen om te doen wat ze moeten doen binnen bepaalde grenzen – en daar ook training en support voor krijgen. Wat willen mensen doen? Slim vergaderen? Projecten managen via een bepaalde methodiek? Zorg dat er templates zijn voor al die scenario’s.

Hoe houd je zicht op alle SharePoint sites en teams die worden uitgerold?

Met Make maak je het gebruikers mogelijk zelf sites te creëren en help je IT met de governance door de templates aan te laten sluiten bij wat de business nodig heeft. Bij Heineken Nederland bijvoorbeeld lopen er verschillende verbeterprogramma’s. Daar is één template voor gemaakt, zodat alle sites dezelfde indeling en configuratie hebben. Dat brengt structuur en maakt het makkelijk doorzoekbaar. Zo ook voor bijvoorbeeld projecttemplates en afdelingstemplates. In plaats van een lijst met 100 sites waarvan niemand meer weet waar ze voor dienen, krijg je als het ware verschillende smaakjes. En belangrijke informatie wordt direct bij het aanmaken van de site opgeslagen, zoals wie de projectleider van een bepaald project is en wat de verwachte einddatum is. Op de betreffende datum gaat er bij IT een belletje rinkelen dat er bij de projectleider gecheckt moet worden wat er met de site moet gebeuren. Je richt dus een soort levenscyclus in, die je helpt je lijst aan sites actueel en relevant te houden.

Nieuwsgierig?

Zou je wel meer willen weten over wat Make voor jouw organisatie kan betekenen? Je kunt een gratis trial aanvragen. Liever zin in een kop koffie of thee? Je bent van harte welkom bij ons in de Caballero Fabriek in Den Haag. Bel even met 070 – 820 02 31 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak!

Vul je zoekopdracht in.

Tijmen Bak -Maventionmavention-verandering-omarmen