In Blogs, Digitale werkplek

Wanneer wij Office-365-installaties doen, stelt een organisatie vooraf doelstellingen vast. Als wij klaar zijn en de gebruikers zijn getraind, gebeurt het toch vaak dat er niet wordt gemeten of die doelstellingen ook zijn behaald. Dat is zonde. Het meten van succes van een implementatie voegt waarde toe, maar zorgt er ook voor dat je kan bijsturen als het resultaat tegenvalt. Met Microsoft Power BI combineer je data van Microsoft 365 usage analytics en Google Analytics samen tot een helder, leesbaar geheel.

Van schieten met een kanon op een mug naar helder overzicht

Vorig jaar heeft Microsoft zijn Office 365 Adoption content pack gelanceerd. Als je naar dat dashboard kijkt, heeft het veel weg van schieten met een kanon op een mug. Wat moet je met al die informatie?! Wij combineren de User Adoption Monitor met Google Analytics, op basis van de KPI’s van een organisatie. We gebruiken dan Microsoft Power BI om al die data overzichtelijk te ordenen en te koppelen aan die KPI’s. Zo wordt de informatie leesbaar en kun je gaan bijsturen.

Hoe succesvol is jouw intranet?

Een intranet wordt vaak ontwikkeld met als doel de medewerkers te informeren over nieuws, ze te helpen hun dagelijks werk te doen en om documenten te delen. Maar hoe vaak worden die nieuwsberichten gelezen, op welke apparaten en op welke tijdstippen? Als iemand een declaratie in wil dienen, hoe vindt die gebruiker dan zijn weg binnen het intranet en in hoeveel klikken komt hij waar hij wil zijn? Als gebruikers zoeken, wat zijn dan de zoekwoorden die ze gebruiken en welke zoekwoorden leveren geen resultaat op? Dat wordt allemaal inzichtelijk in het dashboard.

Digitale samenwerkingsplekken

Maar ook als je hebt besloten digitale samenwerkingsplekken in SharePoint Online in te zetten, wil je weten wat werkt en wat niet. Wordt SharePoint bijvoorbeeld alleen gebruikt voor documentopslag of wordt er ook echt samengewerkt? Hoeveel bestanden worden gedeeld, intern en extern? Worden de verzonden e-mails daardoor minder? Als binnen een afdeling minder gebruik wordt gemaakt van SharePoint en meer van e-mail, dan kun je doelgericht gaan bijsturen middels training en instructies.

Inzicht voor de beheerder

Het adoptiedashboard kan ook door IT-beheer gebruikt worden om het aantal actieve sites te monitoren en te sturen op archivering. Zo kun je als beheerder zorgen dat de omgeving netjes en up-to-date blijft. Maar ook kun je zien hoeveel licenties actief zijn. Als er teveel licenties inactief zijn, is dat zonde van het geld. Ook daar kun je als beheerder weer op bijsturen.

Overstap naar Microsoft Teams

Organisaties die vandaag de dag SharePoint gebruiken om samen te werken, gaan hoogstwaarschijnlijk ook de stap maken naar Microsoft Teams. Ook bij die transitie is het waardevol te meten hoe goed die stap verloopt. Met het adoptie-dashboard kun je op basis van een pilot meten hoe succesvol het gebruik van MS Teams is en welke functies men wel of niet inzet.

Optimale inzet van het dashboard met Microsoft Teams

Als je dan toch Microsoft Teams gebruikt, kun je dat meteen inzetten om optimaal met de informatie uit het dashboard om te gaan. Stel: het redactieteam wil bijsturen op het gebruik van intranet. Ze kunnen dan in een tab binnen hun team in Microsoft Teams het dashboard toevoegen, waarmee alle benodigde informatie op één plek is te vinden. Zo kun je direct in gesprek gaan over het onderwerp, meetings inplannen, erover vergaderen op afstand en taken toewijzen vanuit de planner in Microsoft Teams. En dan hoef je niet eens Power BI op te starten, want dat is al geïntegreerd in Microsoft Teams. Hoe overzichtelijk wil je het hebben?

Nieuwsgierig?

Benieuwd hoe we voor jouw organisatie Microsoft’s 365 usage analytics kan combineren met Google Analytics in een overzichtelijk dashboard? Je bent van harte welkom voor een kop koffie of thee bij ons in de Caballero Fabriek in Den Haag. Bel even met 070 – 820 02 31 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak!

Vul je zoekopdracht in.