In Blogs, Digitale werkplek

De moderne Office 365 werkplek is continue in ontwikkeling. Er worden res gelmatig nieuwe of gewijzigde functionaliteiten toegevoegd. Veel van die nieuwe features zijn leuk, maar geven niet direct dat Wow effect van “Yes, hiermee kan ik nu echt sneller en leuker werken”. Af en toe zijn er wel van die updates of vernieuwingen die je direct helpen om sneller en makkelijker te werken. In deze blog laat ik er 2 van zien.

Files on demand in OneDrive for Business.

In de laatste grote Windows 10 update is de “Files on demand” functionaliteit toegevoegd aan OneDrive for business. De sync functionaliteit tussen SharePoint en OneDrive heeft niet altijd even goed gewerkt, maar is nu echt een feature geworden waarmee je sneller kunt werken.

Eerder dacht je wel 2 keer na voordat je op de Sync knop drukte in een documentenbibliotheek met honderden documenten. Of je dacht niet na, en merkte dat je hele harde schijf vol liep omdat je per ongeluk 30.000 documenten aan het synchroniseren was met een gezamenlijke omvang van een paar gigabytes. Veel gebruikers die ik tegenkom gebruiken de sync functionaliteit daarom maar heel beperkt. Bijvoorbeeld alleen om hun OneDrive documenten te synchroniseren of om offline aan de documenten van dat ene project te kunnen werken. Zelf was ik ook terughoudend in het syncen van documentbibliotheken.

Met de vernieuwde “Files on demand” functionaliteit kun je tegenwoordig rustig op de sync knop drukken van iedere documentenbibliotheek waarmee je ook maar enigszins regelmatig mee werkt. Ook als dit de centrale documentenbibliotheek van je afdeling is, of de bibliotheek van het kwaliteit management systeem van je organisatie is. De documenten worden namelijk niet meer automatisch gedownload, maar zijn wel zichtbaar in de vertrouwde en offline beschikbare Windows verkenner weergave.

Pas als je een document opent wordt het document gedownload. Hiervoor maakt het niet of je het document opent vanuit de Windows verkenner weergave of vanuit de SharePoint bibliotheek. Tenzij je het document vanuit SharePoint opent in Word online, dan wordt het document niet gedownload.

Doordat je er geen rekening mee hoeft te houden dat je hele machine volloopt met documenten is de sync functionaliteit veel beter bruikbaar. Via de Windows verkenner map kun je dan snel een document openen zonder eerst een browser te openen en te navigeren naar de juiste site. Ook het toevoegen van documenten aan een bibliotheek werkt makkelijk vanuit de Windows verkenner weergave. Bijvoorbeeld als je meerdere documenten per e-mail ontvangt van een klant of leverancier. Maar daarvoor is de volgende functionaliteit eigenlijk nog handiger!

 

Save to Groups vanuit Outlook 2016

Hoewel we gelukkig steeds minder documenten naar elkaar mailen en steeds meer de link naar een document delen, zijn er nog steeds scenario’s waarin je documenten gemaild krijgt die je met je team wilt delen. Het opslaan van e-mail attachments in de juiste SharePoint bibliotheek was nog best wel eens lastig. Vaak klikte je dan op de “Save as” knop en moest je vervolgens eerst via een browser de URL van de juiste SharePoint bibliotheek opzoeken om die vervolgens in de “Save as” adresbalk te plakken. Met de hierboven genoemde “Files on demand” functionaliteit is dit al een stuk eenvoudiger geworden omdat je nu veel meer lokaal gesynchroniseerde bibliotheken kunt hebben en je attachments via de “Save as” knop direct in één van die ‘lokale’ mappen kunt opslaan.

Pas meer recentelijk kwam ik achter de optie “Upload (all) attachments” bij het opslaan van e-mail bijlagen. De upload optie geeft je direct een overzicht van de meest recent gebruikte Office 365 groups. Via de optie “More…” krijg je een popup met alle Office 365 groups waar je lid van bent. Selecteer eenvoudig de juiste Group en klik op Save om in één keer alle attachments naar die Office 365 Group te uploaden.

En na 2 keer klikken zijn mijn e-mail bijlagen opgeslagen in de documenten bibliotheek van de geselecteerde Office 365 Group! Overigens werkt dit alleen voor Office 365 Groups. De SharePoint teamsites waar je lid van bent, of die je volgt, komen hier niet in terug.

Tot zo ver 2 slimme features in de Office 365 werkplek die mij echt tijdwinst opleveren!!

Vul je zoekopdracht in.