In Blogs, Office 365 Trainingen

Het introduceren van een nieuwe technologie of een nieuw platform in een organisatie brengt verandering met zich mee. Iets waar wij mensen niet zo goed in zijn. Wij zijn gewoontedieren en verandering kost tijd, moeite en energie. Dus om een implementatie succesvol te maken, moet je het de mensen in je organisatie zo gemakkelijk mogelijk maken. Bovendien moeten ze snappen wat de verandering hen brengt. Met een simpele handleiding schrijven ben je er niet. Maar wat werkt dan wel?

Gedragsverandering kost tijd en energie

Mijn collega Floor schreef er al eerder over: onze See-Feel-Change-aanpak. Gedragsverandering kost tijd en energie en het belang van adoptie na de oplevering van een project is enorm. Training is bij ons dan ook altijd een belangrijk aandachtspunt. Maar met een handleiding schrijven en het uitleggen van ‘de knoppen’ ben je er niet. We kennen het allemaal, iets opzoeken in een handleiding duurt vaak te lang. Er staat teveel informatie in en je vindt net niet wat je zoekt. Je denkt al snel: laat maar, en gaat verder met hoe je het altijd al deed.

Niet alleen het ‘hoe’ maar ook het ‘waarom’

Met VisualSP, een geavanceerde online helptool voor Office 365, spelen wij in op de context waarin mensen werken. Zit je in een projectportaal dan heb je een andere uitleg nodig dan wanneer je in Outlook zit of op het recent geïntroduceerde intranet. Zo maken we de uitleg visueel op het moment dat je het nodig hebt. Noem het een hele slimme handleiding. Maar dan bedoel ik ook écht slim. Want met VisualSP leggen we meer uit dan alleen hoe je aan de digitale knoppen moet draaien. Als je bijvoorbeeld voor het eerst op het nieuwe intranet komt, krijg je een virtuele toer aangeboden. Daarin wordt niet alleen uitgelegd hoe alles werkt, maar ook waarom deze nieuwe omgeving is gebouwd, hoe het jou helpt effectief te werken en je krijgt concrete voorbeelden in de vorm van filmpjes en afbeeldingen voorgeschoteld. Zo leer je niet alleen hoe de nieuwe omgeving werkt, maar ook wat het jou brengt. Op deze manier help je ook nieuwe collega’s bij hun onboarding; dankzij de inzet van VisualSP leren ze eenvoudig hoe het intranet werkt, hoe collega’s samenwerken, waar je wat vindt en wat de spelregels zijn.

Visual SP - helptool voor Office 365

VisualSP helpt je op verschillende manieren

In heel Office 365 – inclusief SharePoint Online – is de VisualSP Help Tab beschikbaar aan de rechterkant. Klik op het kleine labeltje en het VisualSP Online Help System verschijnt. Een walk-through neemt je mee door de werkwijze op een bepaalde pagina of van een bepaalde functionaliteit. Zo kun je bijvoorbeeld zien hoe je een document library in SharePoint gebruikt of hoe je een Out-of-Office-melding in Outlook instelt.

Meten is weten

Natuurlijk is het belangrijk te meten hoe efficiënt je instructies zijn en waar eventueel nog meer behoefte aan is. Klikken je gebruikers een bepaalde instructie consequent weg, dan is er blijkbaar geen behoefte aan uitleg op die plek. Als mensen bepaalde instructies niet bekijken, kun je onderzoeken of die instructie overbodig is of dat mensen misschien niet op de hoogte zijn van het bestaan. Ook kun je experimenteren met het type content. Over het algemeen werkt video’s (mits korter dan anderhalve minuut) het best is onze ervaring. Maar misschien is er in sommige situaties meer behoefte aan tekst of aan een afbeelding. Door te meten kun je bijsturen en je gebruikers nog beter informeren. Ook kun je deze tool inzetten als communicatiemiddel. Zo kun je het bijvoorbeeld gebruiken om een kort berichtje te tonen over een aankomende verandering op het intranet. Uiteraard kun je ook weer meten of deze boodschap gelezen wordt.

Mooie aanvulling op inloopsessies en key-user-trainingen

Natuurlijk vervangt VisualSP niet de inloopsessies en key-user-trainingen. Er zijn altijd gebruikers die het prettig vinden als je even naast ze gaat zitten en ze iets uitlegt. En het is heel belangrijk dat er key-users in je organisatie zijn waar mensen een vraag aan kunnen stellen of waar je even langs kunt lopen. Maar het is wel een grote toevoeging. We weten allemaal hoe moeilijk het is om mensen bij elkaar in een zaal te krijgen voor een training. Met VisualSP heb je dat probleem niet. Bovendien bepaal je wie wat ziet en kun je meten wat wordt gezien. Door VisualSP in te zetten bij de introductie van een nieuw intranet of een andere omgeving, nemen de vragen van mensen af en krijgt de servicedesk minder calls.

Adoptie draait om meer dan de knoppen

VisualSP komt zelf met kant-en-klare-materialen in het Engels, maar wij vinden het krachtiger om eigen materialen te creëren in de gewenste taal. Zo kun je nog beter aansluiten op de context en kun je veranderingen in je organisatie nog beter ondersteunen. Adoptie gaat tenslotte om meer dan de knoppen uitleggen.

Interesse?

Ben je benieuwd hoe we jouw verandertraject kunnen ondersteunen met VisualSP? Neem vrijblijvend contact met ons op.

Erik Rutters

Vul je zoekopdracht in.