In Blogs

mavention-chaos

Digitaal samenwerken gaat over kennis delen en informatie overdragen. Maar die kennis en informatie moet je ook nog ergens terug kunnen vinden. Aan chaos heeft niemand iets. Natuurlijk hoeft samenwerking niet altijd gestructureerd te verlopen. Maar dat projectprocessen gestructureerd moeten zijn, lijdt geen twijfel. Maar wat is nu een slimme manier om dat te doen?

Digitaal samenwerken

Digitaal samenwerken begint bij Microsoft Office 365 met alle Office-applicaties die daaromheen zitten – Word, Excel, OneNote – en functionaliteiten om samenwerken te faciliteren, zoals bijvoorbeeld Microsoft Teams, Skype for Business en natuurlijk – als één van de belangrijkste pijlers – SharePoint. Als je veel werkt in projecten zijn standaardisatie en consistentie erg belangrijk, maar dit is niet per se de sterkste kant van Office 365. Daar hebben wij iets op bedacht: Project Hub.

Zoek heel gestructureerd of ga lekker grasduinen

Project Hub biedt een portaal dat kennisdeling faciliteert. Al je projecten worden grafisch, in de vorm van kaartjes, weergegeven; de projecten van de hele organisatie, de projecten waar jij aan werkt, of projecten die hebt gekenmerkt als favoriet. Binnen dat portaal kun je door de hele kaartenbak bladeren of projecten zoeken en filteren. Zo kun je bijvoorbeeld alle projecten binnen Oil & Gas, alle projecten in de initiatiefase of alle projecten in Nederland opvragen. Een mooi digitaal startpunt voor je medewerkers; het faciliteert kennisdeling, maar het is ook een plek waar je lekker kunt grasduinen als je nieuw binnen de organisatie bent of als je aan een nieuw project begint en inspiratie nodig hebt.

Weg met de wildgroei van exotische sites

Zodra je op zo’n kaartje klikt, kom je in een digitale samenwerkingsruimte binnen Office 365. Die ruimte gebruik je met jouw team om documenten op te slaan, taken bij te houden, notities te delen. Omdat ieder project volgens een standaard is opgezet, wil je dat elke projectsite ook op dezelfde manier is ingedeeld. Dat is nogal eens een uitdaging binnen SharePoint; voor je het weet is er een wildgroei van exotische maar onoverzichtelijke sites. Als je weet dat bijvoorbeeld een organisaties als ProRail met 4.000 eindgebruikers gebruik maakt van maar liefst 6.000 SharePoint-sites, dan kun je je voorstellen dat uniformiteit een must is. Als je je gebruikers sites laat maken op basis van sjablonen in Make heeft elke site dezelfde bibliotheken, dezelfde lijsten en dezelfde documentsjablonen. Zo kan iedereen eenvoudig de weg vinden.

Zoek de verschillen

Zo’n samenwerkingsruimte kun je ook delen met je opdrachtgever. Dat voorkomt dat je e-mails moet gaan sturen met allerlei bijlagen. Want zodra je bestanden gaat mailen, is de kans enorm groot dat in no-time niemand meer weet wat de meest recente versie is. Stel je voor dat er acht verschillende versies van een projectspecificatie zijn, dat kan nogal tot vervelende misverstanden leiden. En daar zit niemand op te wachten.

Nieuwsgierig?

Zou je wel meer willen weten over wat Project Hub of Make voor jouw organisatie kan betekenen? Je bent van harte welkom bij ons in de Caballero Fabriek in Den Haag voor een goede kop koffie. Bel even met 070 – 820 02 31 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak! Nog geen zin in koffie? Een gratis trial aanvragen kan ook.

Eric Dubbelaar

Vul je zoekopdracht in.