In Blogs

Onlangs introduceerden we het Collaboration Maturity Model. Met dit model willen we organisaties helpen bij het vraagstuk ‘Wat gebruik ik wanneer in Office 365?’. In het model maken we onderscheid tussen drie archetypen van organisaties en teams. Dit is de derde blog uit de reeks van drie, waarin we per archetype adviseren welke bouwblokken je het beste kunt gebruiken.

De drie archetypes die wij in de reeks beschrijven zijn:

  1. Formele & document gedreven teams en organisaties (reeds beschikbaar)
  2. Open & communicatie gedreven teams en organisaties (reeds beschikbaar)
  3. Dynamische & netwerk gedreven teams en organisatie (huidige blog)

Collaboration Maturity Model met logo

Waar herkennen we dit archetype aan?

Organisaties of teams in dit archetype zijn plat en georganiseerd als een netwerk. Waar het bij een hiërarchische organisatie vooral de randvoorwaarden zijn die bepalend zijn, staan in een platte organisatie de werkafspraken en de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers centraal. Overbodige structuren en managementlagen zijn er niet. De managers díe er zijn vervullen vooral de rol van inspirator. De sfeer is er informeel en los. Binnen dit archetype vallen veel kleine en jonge organisaties (start ups), maar ook individuele teams of afdelingen binnen grote organisaties kunnen op deze manier georganiseerd zijn.

Deze teams of afdelingen kun je zien als clusters van (project)teams met ieder een eigen verantwoordelijkheid voor een product, thema of klant(groep). De manier van organiseren maakt dat intensieve samenwerking en afstemming tussen medewerkers nodig is. Ze zijn immers samen verantwoordelijk voor de prestaties van het team. De trend van zelfsturende teams – onder andere in de zorg –  past dan ook goed in dit archetype..

In vergelijking met de ‘Open & Communicatie gedreven teams en organisaties’ is social nog meer verweven in alles wat medewerkers doen. Omdat de teams zich snel moeten kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden, zien we dat er veel chat-achtig en in hoog tempo wordt gecommuniceerd. Interne email wordt eigenlijk niet meer gebruikt, het is niet meer nodig. Teamleden posten vragen en updates in een groep of channel en taggen specifieke teamleden als deze moeten reageren.

Keuze voor Office 365

In dit type organisaties hebben eindgebruikers, teams en afdelingen helder voor ogen hoe ze efficiënt en digitaal willen samenwerken. Eindgebruikers gaan hierbij vaak zelf op zoek naar de eenvoudige apps en tools die online aangeboden worden. Hierbij wordt er vooral gekeken naar hoe je zo gemakkelijk mogelijk tot je doel komt, maar minder naar de security en veiligheid. Office 365 als centraal platform voor digitaal samenwerken biedt voor dit type organisaties een win-win situatie. Teams en afdelingen hebben hiermee toegang tot de tools en apps die ze nodig hebben om effectief samen te werken en in contact te staan met collega’s, partners of klanten. Aan de andere kant worden essentiële zaken zoals informatiebeveiliging, mobiel kunnen werken, single sign-on en privacy-zaken in één keer geregeld omdat dit standaard met het Office 365 platform mee komt. Medewerkers in dit type organisaties pikken de nieuwe manier van werken in Office 365 snel op en hebben weinig training nodig. Adoptietrajecten gaan hier vooral over het maken van werkafspraken; Welke applicaties gebruiken we waarvoor? En wat verwachten we van elkaar?

Wat gebruik je wanneer?

Bij de introductie van het collaboration maturity model beschreven we al dat er in Office 365 verschillende manieren zijn om hetzelfde te bereiken. Zo kun je als team bijvoorbeeld kiezen voor een SharePoint site, een Microsoft Team of een Outlook Group om samen te werken. Maar wat kies je? Wij hebben daarom de drie archetypes opgesteld en gekeken welke apps het beste aansluiten.

Bij de dynamische en netwerk gedreven teams en organisaties passen de apps en toepassingen zoals zijn weergegeven in de onderstaande figuur. Op de horizontale as is de grootte van de doelgroep weergegeven; van individueel tot organisatie(breed). De verticale as geeft de mate van vluchtigheid weer; van permanent tot ad hoc. In dit type zie je dat interne e-mail is verdwenen en dat de inzet van social tools groot is.

Individueel

Medewerkers gebruiken OneDrive om zelfstandig te starten aan documenten en ze vervolgens intern te delen met  collega’s óf extern te delen met klanten of partners. Omdat er heel erg open gewerkt wordt is de Delve functie in dit type organisatie nog interessanter dan ‘Open en communicatie gedreven teams en organisaties’. Medewerkers  gebruiken het platform intensief, waardoor het slimme zoekalgoritme in Delve de meest relevante content toont. Stel je zoekt in Delve naar ‘inkoop proces’ omdat je wilt weten hoe dit binnen jouw organisatie geregeld is. Je ziet vervolgens dat drie collega’s hier recent een document over hebben opgesteld. Je kijkt welk document qua inhoud het beste past en benadert de betreffende collega direct via een Skype chat. Delve vergroot daarmee de transparantie in de organisatie. Er wordt in dit type dan ook niet meer intern ge-e-mailt. Dit is niet nodig. Er wordt open gecommuniceerd via Skype chat of een bericht wordt gedeeld in de gezamenlijk nieuwsfeed van een groep of community.

Team / Groep / Afdeling

Het onderscheid tussen teams, groepen en afdelingen is in dit type vaak minder relevant. Organisaties zijn vaak zo georganiseerd dat medewerkers niet meer binnen één team of afdeling vallen. Ze werken als een netwerk  met ad-hoc (project)teams aan een specifiek resultaat voor een klant, product of thema. Office 365 Groups en specifiek de Teams functionaliteit staan hierin centraal. Office 365 Groups zijn bij uitstek geschikt voor de ondersteuning van ad-hoc teams die snel en eenvoudig een werkruimte nodig hebben waar kan worden ‘samengewerkt’. De Teams functionaliteit biedt daarin de meest geavanceerde manier van conversaties voeren. Je kunt er gemakkelijk verschillende channels voor verschillende onderwerpen starten die via de Teams app ook op ieder mobiel apparaat gevolgd kunnen worden. Voor direct contact kiezen medewerkers ervoor om via Skype te bellen of videomeetings te organiseren wanneer zij fysiek niet bij elkaar zij. In Microsoft Teams is Skype zelfs geïntegreerd en kunnen (video)gesprekken – van bijvoorbeeld teammeetings –  opgenomen worden en door ontbrekende teamleden later teruggeluisterd worden.

Organisatie

In dit type organisatie wordt er weinig informatie centraal vanuit bijvoorbeeld een communicatie afdeling gecommuniceerd. Er is geen behoefte meer aan een traditioneel intranet. Medewerkers vinden zelf de informatie die zij nodig hebben door het platform heen. Nieuws en bedrijfsinformatie wordt via één of meerdere Yammer communities gecommuniceerd. Directie of management post hier de belangrijkste berichten, maar medewerkers kunnen ook (nieuws)berichten plaatsen. Er is veel interactie middels reacties en likes.

Er is weinig focus op documenten, maar des te meer voor beeld. Medewerkers experimenteren volop met Video. Zo worden trainingen, procedures of events niet meer beschreven, maar worden er instructie video’s gemaakt of videoblogs.

Met Skype Broadcast kan er periodiek via een live stream informatie gedeeld naar grote groepen zoals  de hele organisatie. Doordat deze live streams eenvoudiger en goedkoper te organiseren zijn dan de traditionele bedrijfsbijeenkomsten kunnen medewerkers vaker en korter centraal en realtime geïnformeerd worden.

Werken als een netwerk

Doordat medewerkers in dynamische en netwerk gedreven teams en organisaties bewust zijn van hun eigen verantwoordelijkheid creëren ze zelf de verbindingen en relaties met de juiste collega’s binnen de organisatie, maar ook met partners en klanten buiten de organisatie. Het gemak en de eenvoud van de tools om te kunnen samenwerken staat centraal. Hierbij is het open kunnen communiceren vaak nog belangrijker dan het delen van documenten.

Hoewel deze manier van samenwerken (nog) niet voor iedere organisatie geschikt is, zijn veel van de nieuwe functionaliteiten die aan het Office 365 platform worden toegevoegd juist wel ondersteunend aan deze manier van werken. Om de vraag “Wat gebruik je wanneer in Office 365”,  die juist met de komst van de vele nieuwe mogelijkheden als Teams en Planner vaak wordt gesteld, te beantwoorden moet dus vooral gekeken worden naar wat voor type team of organisatie de vraag stelt. Het Collaboration Maturity Model geeft hierbij inzicht in het groeipad voor teams en organisaties om een verandering in te zetten richting een meer open en dynamische werkomgeving die betrokkenheid, productiviteit en eigen verantwoordelijkheid stimuleert.

Dit is de laatste blog in de serie rondom het Collaboration Maturity Model. Wil je meer weten over dit model weten of eens van gedachte wisselen over wat het antwoord op de vraag “Wat gebruik je wanneer in Office 365” voor jouw organisatie is? Mail dan met floor@mavention.nl of lennard@mavention.nl

Neem contact op

Stuur ons een mail en we nemen zsm contact op.

Vul je zoekopdracht in.