In Blogs

Mavention Make is een site-provisioning-tool voor SharePoint. Je kunt hiermee snel en eenvoudig nieuwe sites aanmaken en bestaande sites bijwerken op basis van sjablonen (templates). De sjablonen maak je door een bestaande site te exporteren, of je begint met een lege template en bouwt deze zelf.

Hoe kun je Make gebruiken?

Make is heel flexibel in te zetten, voor vele toepassingen. Wij gebruiken Make op dit moment voor drie doelen:

  • Medewerkersdossier
  • Projectsite
  • Financesite

Het medewerkersdossier is een site die allerlei content ondersteunt die voor een medewerker nodig is. De site heeft een lijst voor documenten als POP-documenten en beoordelingsdocumenten. De site is zodanig afgeschermd zodat alleen de medewerker en diens HR-manager op deze site kunnen komen. Zodra een nieuwe medewerker in dienst komt, maken we een dossier voor hem of haar aan.

De projectsite is een site waarop we specifieke projectinformatie en -documentatie opslaan. Je kunt hierbij denken aan een bibliotheek voor ontwerpdocumentatie, een contactenlijst, een takenlijst, een verslagleggingslijst, etc. Voor elk nieuw project maken we een projectsite aan.

De financesite bevat bibliotheken voor alle financiële documenten van een jaar. Dit wordt onderverdeeld naar bijvoorbeeld inkoopfacturen, inkoopcontracten en verkoopfacturen. Aan het einde van elk jaar wordt een nieuwe financesite aangemaakt voor het daaropvolgende jaar.

Hoe ziet zo’n template eruit?

In deze blog laat ik zien hoe we ons medewerkersdossier hebben ingericht. Onderstaand figuur laat zien hoe we een website definiëren met een variabele titel en URL. Verder worden de rechten doorbroken en worden eigen groepen gedefinieerd. Voor administratieve doeleinden bewaren we de sjabloonnaam en het versienummer. Daarmee kunnen we bij toekomstige updates achterhalen welke sites moeten worden bijgewerkt.

Vervolgens definieren we een documentenbibliotheek waarin alle documenten kunnen worden opgeslagen. We zetten versioning op alleen Major versions. De link naar de bibliotheek wordt in de quick launch gezet.

Hierna maken we de lijst Sitepages aan, waarin de introductiepagina wordt gedefinieerd. Deze pagina is van type WikiPage. Hierdoor is er een property beschikbaar genaamd WikiField. Hierin kun je de HTML opgeven die in de pagina moet worden getoond. In deze HTML injecteren we een webpart die een weergave van een lijst kan tonen met behulp van {WEBPART:MijnDocumenten}. Onderaan wordt de webpart gedefinieerd.

De drie standaardgroepen worden gedefinieerd (eigenaars, leden en bezoekers). In de eigenaarsgroep wordt de HR-manager geplaatst. De medewerker wordt in de ledengroep geplaatst.

Conclusie

Het aanmaken van een medewerkersdossier is nu een kwestie van invullen van de variabelen zoals medewerkersnaam, e-mailadres etc. geworden. Make doet vervolgens de rest. Dit zorgt voor minder werk en consistentie in onze dossiers. Als je geïnteresseerd bent in Make, kun je contact met ons opnemen. We komen graag een live demo geven en het uitleggen!

 

Laat uw reactie achter

Neem contact op

Stuur ons een mail en we nemen zsm contact op.

Vul je zoekopdracht in.