Keep. Converteer al je
archiefbestanden naar PDF/a
formaat binnen Office 365.

Snel en veilig binnen je eigen omgeving.

Wat doet Keep?

Keep biedt jou de mogelijkheid om binnen je eigen Office 365 omgeving, bestanden uit SharePoint te converteren naar het digitaal-duurzame PDF/a-formaat.
De conversie kan worden uitgevoerd op verschillende bestandsformaten waaronder Office-documenten, afbeeldingen en gewone PDF-bestanden.
Zowel losse bestanden als complete documentbibliotheken kunnen worden geconverteerd. De conversie kan zowel handmatig worden uitgevoerd als geautomatiseerd via een workflow-proces.

Waarom Keep?

Organisaties maken steeds vaker gebruik van SharePoint om officiële-documenten te archiveren. Deze documenten vertegenwoordigen een belangrijk belang voor de organisatie, bijvoorbeeld vanuit wet- en regelgeving of een verantwoordingsplicht. 

Om deze documenten over een aantal jaren ook nog te kunnen openen, is het belangrijk dat het wordt opgeslagen in een digitaal-duurzaam bestandsformaat. PDF/a, een ISO-gestandaardiseerde variant van het PDF-formaat, is hiervoor ontwikkeld. 

Standaard biedt Office 365 of SharePoint geen functionaliteit om deze bestandsconversie uit te voeren en beschikbare 3rd-party SaaS-oplossingen hebben als nadeel dat de conversie buiten de eigen cloud-omgeving van een organisatie plaats vindt. Vanuit informatiebeveiliging en privacy oogpunt is het voor veel organisaties niet wenselijk dat deze informatie buiten de ‘virtuele’ organisatiemuren komt. 

Daarom is Keep zo gebouwd dat alle informatie binnen de eigen cloud-omgeving van je organisatie blijft en de conversie wordt uitgevoerd binnen een beveiligde en gecontroleerde applicatie in jouw eigen omgeving. 

Mavention Keep - Converteer documenten in een handomdraai naar PDF/a

Converteer documenten in een handomdraai

Met Keep kunnen gebruikers eenvoudig documenten naar PDF/a omzetten via het context menu van bibliotheek. Ook is de PDF/a conversie uit te voeren via een workflow stap bijvoorbeeld met Microsoft Flow. Door de beheerder kan via het beheerdersportaal ook een complete bibliotheek geconverteerd worden.

Sla geconverteerde
bestanden op in SharePoint
of Azure Blob Storage

De geconverteerde documenten kunnen worden opgeslagen op verschillende locaties. Standaard wordt het PDF/a bestand opgeslagen in dezelfde SharePoint bibliotheek als waar het originele document staat. Daarnaast biedt Keep de mogelijkheid om documenten op een andere locatie in SharePoint op te slaan, of het bestand weg te schrijven in Azure Blob Storage. 

Sla geconverteerde bestanden op in Azure of SharePoint- PDF/a converter Mavention Keep
Mavention Keep - PDF/a converter in Office 365

Behoud metadata en context in XML 

Tijdens de conversie wordt alle metadata en context-informatie van het originele document veiliggesteld in een XML-bestand dat naast de PDF/a-file wordt opgeslagen. In dit XML-bestand kan alle metadata die vanuit archiefwegen noodzakelijk is en in SharePoint beschikbaar is, worden opgeslagen. 

Mavention Keep- Pdf/a converter binnen Office 365
“Door onze documenten om te zetten naar PDF/a, weten we zeker dat onze informatie te allen tijde &  duurzaam toegankelijk blijft. Mavention Keep helpt ons om deze conversie snel en veilig uit te voeren.”

Katinka de Graaff,
Afdelingsmanager Document Management Eneco

Screen wordt o.a. gebruikt door:
eric dubbelaar

Vraag nu een gratis demo aan!

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Keep? Wij nodigen je graag bij ons uit in de Caballero Fabriek in Den Haag of komen bij je langs voor een gratis demo. Bel 070 820 02 31 of mail naar info@mavention.nl

Vul je zoekopdracht in.