In Blogs

Onlangs introduceerden we het Collaboration Maturity Model. Met dit model willen we organisaties helpen bij het vraagstuk ‘Wat gebruik ik wanneer in Office 365?’. In het model maken we onderscheid tussen drie archetypen van organisaties en teams. Dit is de tweede blog uit de reeks van drie, waarin we per archetype adviseren welke bouwblokken je het beste kunt gebruiken.

De drie archetypes die wij in de reeks beschrijven zijn:

  1. Formele & documentgedreven teams en organisaties
  2. Open & communicatiegedreven teams en organisaties (deze blog)
  3. Dynamische & netwerkgedreven teams en organisatie (volgt binnenkort)

Collaboration Maturity Model met logo

Wat typeert dit type teams en organisaties?

Organisaties of teams in dit archetype zijn minder documentgedreven en herkennen de kracht van het delen van informatie en het open samenwerken. Deze organisaties of teams zijn minder formeel en hebben een plattere structuur. Communicatie stroomt nog steeds van boven naar beneden, maar ook andersom. “Open, tenzij” is hier de veelgehoorde filosofie. Informatie moet zo veel mogelijk open gedeeld worden in de organisatie. Alleen daar waar echt vertrouwelijke informatie gedeeld wordt, moet deze afgeschermd worden voor een beperkte groep personen.

Waar samenwerken in meer formele teams en organisaties voornamelijk bestaat uit het delen van documenten op een centrale plek, wordt er in open en communicatie gedreven teams en organisaties echt samengewerkt in een digitale werkruimte. Medewerkers werken niet alleen gelijktijdig samen aan documenten, maar voeren ook conversaties hieromheen. Na het aanpassen van een document plaatsen zij bijvoorbeeld via een Yammer feed een bericht met het hoe en waarom van de aanpassing, zodat een collega makkelijk verder kan.

Op deze manier wordt de hoeveelheid e-mails die binnen dit type organisatie verstuurd wordt drastisch verminderd en is de totale communicatie binnen teams ook nog eens inzichtelijk en doorzoekbaar voor teamleden die later instromen.

Keuze voor Office 365

Hoewel de keuze om Office 365 te implementeren binnen dit archetype vaak nog vanuit de IT afdeling komt, wordt de business wel vanaf het begin betrokken. Beleid rondom standaard gebruik en zaken als authenticatie en veiligheid worden door de IT afdeling en de Security Officer opgesteld. Beleid over het gebruik van Office 365 op de afdeling komt veel meer uit de afdelingen zelf. Vaak staan er per team of afdeling enkele enthousiastelingen op die het gebruik van het platform willen promoten. Deze personen, die vaak als key-user of ambassadeur worden aangeduid, zijn heel belangrijk om het gebruik van een samenwerkplatform te stimuleren. Juist omdat zij de vertaling kunnen maken hoe de open manier van samenwerken mogelijkheden biedt om processen binnen het team of de afdeling efficiënter en productiever te maken. Adoptie trajecten in dit type teams en organisaties gaan daarom veel vaker over de nieuwe manier van samenwerken dan over uitleg en training van de knoppen.

Wat gebruik je wanneer?

Bij de introductie van het collaboration maturity model beschreven we al dat er in Office 365 verschillende manieren zijn om hetzelfde te bereiken. Zo kun je als team bijvoorbeeld kiezen voor een SharePoint site, een Microsoft Team of een Outlook Group om samen te werken. Maar wat kies je? Wij hebben daarom de drie archetypes opgesteld en gekeken welke apps het beste aansluiten.

Bij de open en communicatie gedreven teams en organisaties passen de apps en toepassingen zoals weergegeven in onderstaande figuur. Op de horizontale as is de grootte van de doelgroep weergegeven; van individueel tot organisatie(breed). De verticale as geeft de mate van vluchtigheid weer; van permanent tot ad hoc. In het meer formele en document gedreven archetype stonden e-mail en SharePoint sites centraal. In de open en communicatie gedreven teams & organisaties verschuift dit beeld naar veel meer ‘open’ tools en apps.

Office 365 in Open & Communicatie gedreven teams en organisaties

Individueel

Medewerkers in dit type teams en organisaties willen documenten gemakkelijk kunnen delen met anderen. OneDrive is hier veel nadrukkelijker aanwezig. Met OneDrive heeft iedere medewerker een persoonlijke werkruimte waar zijn of haar ‘eigen’ werk gerelateerde documenten staan. Overal en altijd beschikbaar in de cloud. Bijlagen in e-mails worden niet meer als attachment meegestuurd, maar als hyperlink naar het document op de OneDrive van de medewerker. Doordat er veel meer open gedeeld wordt, is de Delve functionaliteit in dit archetype veel interessanter geworden. Met Delve kunnen medewerkers de gegevens vinden die op dat moment waarschijnlijk het meest interessant voor hen zijn. In plaats van collega’s bevragen via mail of Skype, worden vragen via Delve beantwoord omdat daar informatie ‘ontdekt’ wordt.

Team

‘Ad-hoc’ teams, zoals kleine projecten en kortstondige samenwerkingen, zijn het meest gebaat bij de standaard bouwstenen binnen de huidige Office 365 Groups functionaliteit. Deze teams kunnen in een paar clicks zelfstandig een open of gesloten Group aanmaken met een centrale document bibliotheek, een kalender, Planner, OneNote en conversaties. Voor de conversaties zijn er verschillende mogelijkheden (Outlook, Yammer of Microsoft Teams). Hoewel persoonlijke voorkeuren hierin bepalend zijn, zien we dat in dit type organisaties vaak de ingang via Outlook wordt gekozen.  De gezamenlijk (e-mail) inbox voelt vertrouwd aan, en biedt tegelijkertijd meer mogelijkheden zoals het liken en reageren op berichten én zorgt het ervoor dat nieuwe teamleden de gesprekshistorie kunnen inzien. Microsoft Teams biedt vergelijkbare functionaliteit in een ander jasje. Hierbij is Teams nog meer gericht op intensief samenwerkende teams die de Teams functionaliteit gebruiken voor korte berichten en updates.

Afdeling/groep

Meer structurele samenwerkverbanden, zoals afdelingen en programma’s zijn gebaat bij een SharePoint site. Er is in dit type organisatie namelijk nog steeds behoefte aan structuur en de inrichting van rollen en rechten, maar al minder dan in het eerste archetype. Op de SharePoint sites kan meer geconfigureerd worden – bijvoorbeeld verschillende documentbibliotheken met elk eigen metadata en rechten. Naast documenten staat het gesprek hier meer centraal. De Yammer feed (als Webpart op een site) wordt intensiever gebruikt waardoor de hoeveelheid e-mails afnemen.

Ook voor dit type organisaties is het van belang om controle en grip te houden op de SharePoint sites die worden uitgerold. Voor de uniformiteit van de sites is een site provisioning tool nodig waarmee op basis van zelf gedefinieerde templates nieuwe sites uitgerold kunnen worden. Hiermee kan ook beleid ingericht worden om bijv. security-instellingen af te dwingen en om sites na verloop van tijd te archiveren.

In Yammer groepen vinden collega’s elkaar op basis van expertise. Het is de plek waar groepen op een open manier kennis met elkaar delen. Het verbindt mensen die elkaar anders nooit over het onderwerp gesproken hadden, en creëert onverwachte verbindingen.

Organisatie

In dit type organisatie zie je dat het traditionele intranet waarop veel informatie gepubliceerd wordt, kleiner en kleiner wordt. Enerzijds door de trend van meer open samen te werken en anderzijds door moderne tools zoals Delve en OneDrive. Medewerkers ontdekken nieuwe manieren om zichzelf te informeren over wat er speelt in de organisatie op een manier die aansluit bij wat voor de medewerker zelf relevant is. Er is nog wel een communicatie-afdeling, maar deze is vaak een stuk kleiner dan in het eerste archetype. Er is minder focus op het zenden van informatie, maar juist op het aanjagen van de dialoog. Vrijwel alle ‘organisatie-brede’ nieuws berichten worden via Yammer gedeeld.

Naast het intranet worden ook organisatiebrede ‘applicaties’ (business solutions) op SharePoint gerealiseerd. Voorbeelden hiervan zijn een dossiersysteem waar informatie per dossier of klant beheerd wordt of een kwaliteitsmanagementsysteem waarin processen, documenten en verbeteracties beheerd worden.

Gebruiksgemak en navigatie

Door de open manier van samenwerken maken gebruikers in dit type organisatie van veel meer onderdelen in Office 365 gebruik. Hier ligt dan ook vaak de uitdaging voor het succes van Office 365. Hoe houden de gebruikers het overzicht van de vele verschillende teams, projecten en afdelingen waarin ze werken? En op welke manier kunnen eindgebruikers op een logische manier navigeren door de verschillende onderdelen van het platform.

Concluderend biedt het Office 365 platform legio mogelijkheden om organisaties op een open- en communicatiegedreven manier te laten samenwerken. Het potentieel om daarmee meer informatie en kennis te delen, productiever te werken en meer betrokkenheid te creëren is groot. De valkuil is om hier geen beleid en sturing aan te geven waardoor gebruikers verdwaald raken in het grote aantal sites en de verschillende functionaliteiten die gebruikt worden om samen te werken. De drie belangrijkste aandachtspunten voor dit type organisatie zijn:

  • Het maken van keuzes rondom de functionaliteit die aangeboden wordt;
  • Het gefaseerd introduceren van nieuwe onderdelen van het platform;
  • Het meenemen en begeleiden van de eindgebruikers.

In de volgende blog gaan we hier verder op in wanneer we naar het archetype van de “dynamische & netwerkgedreven teams en organisaties” kijken. Heb je in de tussentijd al vragen of opmerkingen? Mail dan met: floor@mavention.nl of lennard@mavention.nl.

Laat uw reactie achter

Vul je zoekopdracht in.